Das Facility-Management umfasst alle für die Erstellung, den Unterhalt und Betrieb von Unternehmenseinrichtungen erforderlichen Aktivitäten. Diese Aktivitäten leiden häufig unter Zahlungsverzögerungen und steigenden Anforderungen. In dem Maß, in dem Unternehmen wachsen und sich ausdehnen, benötigen sie nicht nur mehr Raum, Energie und Ausrüstung, sondern meistens werden auch die Vorschriften und Auflagen immer komplizierter und strenger.

OnBase-Lösungen für Facility-Management ermöglichen eine prozess- und dokumentenorientierte Bearbeitung dieser kritischen Aufgaben. Damit Unternehmen nicht auf einen Schlag ein komplettes Facility-Managementsystem implementieren müssen, haben wir das Sachgebiet in mehrere kritische Prozesselemente unterteilt. Damit das Facility-Managementteam immer einen umfassenden Überblick erhält, enthalten unsere Lösungen für alle wichtigen Prozesse Management-„Dashboards“.

Im Prinzip ist das Management von Arbeitsaufträgen eine relative einfache Aufgabe. Es kann jedoch kompliziert werden, wenn die Ressourcen zur Verwaltung und Durchführung von Arbeiten knapp sind und der Zugang zu der Einrichtung eingeschränkt ist.

Eine weitere wichtige Aufgabe besteht darin, sicherzustellen, dass immer der volle Überblick über frühere und gegenwärtige Arbeitsaufträge gewahrt bleibt, damit die von den Problemen Betroffenen jederzeit über den Stand der Dinge informiert sind und die Unternehmensleitung die richtigen Entscheidungen bezüglich der Instandhaltung der Einrichtungen treffen kann. Beispiel: Wenn ein bestimmter Fotokopierer ständig ausfällt, wäre es sinnvoller, ihn auszutauschen. Oder wenn ein Dach, das im Sommer repariert wurde, im darauffolgenden Winter schon wieder undicht ist, wäre es vielleicht an der Zeit, dem dafür verantwortlichen Handwerksbetrieb einmal auf die Füße zu treten! Ohne gute Dokumentation und Möglichkeit, diese Informationen schnell einzusehen, können solche Probleme das Unternehmen viel Zeit und Geld kosten.