“Scan and sort it” neu im Programm"


DMS-Angebot erweitert! 

Moers 10. März 2009 – inactio GmbH, IT Systemhaus vom Niederrhein, führt ab sofort die Scan- und Archivierungssoftware Scan and Sort It von RetSoft BV aus den Niederlanden im Programm.

Die Rahmenbedingungen für den Vertrieb für den deutschsprachigen Raum wurden auf der vergangenen CeBIT festgelegt, die für die inactio GmbH sehr erfolgreich verlaufen ist.

Mit Scan and Sort it lässt sich das gesamte Dokumentenmanagement bequem umsetzen, vom Scannen der Vorlage bis zur Ablage und dem Wiederauffinden im digitalen Archiv.

In der Version Scan and Sort It „Pro“ können Vorlagen in Formaten von A5 bis A0 erfasst werden. Sie gelangen automatisch in einen definierten Ordner im Archiv. Die Software ist für den Betrieb im Netzwerk geeignet. Dort stehen eine Haupt-Archivierungskomponenten und fünf „Lese-Stationen“ zur Verfügung, wo Dokumente inhaltsbezogen ausgegeben werden. Im digitalen Archiv können bis zu 200 000 Dokumente aufbewahrt und z.B. per E-Mail an beliebige Empfänger geschickt werden. Da das in einem standardmäßigen Dateiformat geschieht, kann jeder Empfänger die Dokumente einsehen, ohne dass Scan and Sort it installiert sein muss. Über eine spezielle Komprimierungstechnik lassen sich bis zu 30.000 Dokumente auf einer handelsüblichen CD speichern – ohne Qualitätsverlust.

Scan and Sort It „Expert“ richtet sich an DMS-Anwender mit hohen Performance-Anforderungen. Diese Version greift auf eine MySQL- oder MS SQL-Server-Datenbank zurück, so dass effektiv bis zu drei Millionen Dokumente im Archiv abgelegt werden können. Über eine detaillierte Rechtevergabe lässt sich der Dokumentenzugriff umfassend regeln. Für beide Varianten steht z.B. ein Add-On für die Texterkennung (OCR) zur Verfügung. Damit können Dokumente direkt in gängige Formate wie MS Word und PDF umgewandelt werden.

Erfolgreiche CeBIT

Die Aufnahme von Scan and Sort it ins DMS-Angebot wurde auf der zurückliegenden CeBIT perfekt gemacht. Entgegen vieler Prognosen hat sich die Messe als großer Erfolg für inactio GmbH erwiesen. Zusammen mit weiteren Partnern wurde das DMS-Angebot am Stand des Scannerherstellers Avision-Europe präsentiert, mit dem inactio GmbH schon lange intensiv zusammenarbeitet.

Geschäftsführer Christian Kowalewski kommt zu diesem Fazit: „In den vielen Gesprächen vor allem mit Fachhändlern kam immer wieder eines heraus: Derzeit entsteht der DMS-Bedarf ganz massiv auf Kundenseite, wobei in Branchen wie der öffentlichen Verwaltung und auch im medizinischen Bereich die Investitionsbereitschaft besonders hoch ist. Gefragt sind in erster Linie Pakete aus Hard- und Software, die den gesamten DMS-Prozess durchgängig umsetzen können, von der Digitalisierung und Formatzuweisung ganz unterschiedlicher Vorlagen bis zur Archivierung, die allen rechtlichen Vorgaben Stand hält.

Mit Scan and Sort it können wir unseren Kunden in dieser Hinsicht noch flexiblere Lösungen anbieten.“