Integration mit SAP®-Zertifizierung erhöht die Produktivität in der Kreditorenbuchhaltung

 

Für ein Unternehmen mit 3,5 Milliarden Dollar Umsatz, das zum Führen der internationalen Geschäfte auf ein einziges Enterprise Resource Planning (ERP)-System angewiesen ist, ist es besonders wichtig, dass jede neue Technologie nahtlos in die Systemumgebung passt. Als eine bestehende Imaging-Lösung ersetzt werden musste, weil diese einfach nicht entsprechend den Anforderungen skaliert werden konnte, suchte The Schwan Food Company aus diesem Grund nach einer Enterprise Content Management (ECM)-Lösung mit einer SAP-zertifizierten Integration. Das in Marshall, im Bundesstaat Minnesota, ansässige Unternehmen entschied sich für OnBase®, einer integrierten Reihe von ECM- Softwarelösungen von Hyland Software, Inc., die Kernfähigkeiten im Document-Imaging, Workflow, COLD/ERM und Records-Management aufweisen.

 

Als eines der größten Unternehmen für Markentiefkühlkost in den USA und als zweitgrößtes, privatwirtschaftlich betriebenes Unternehmen in Minnesota ist The Schwan Food Company in 50 Ländern tätig und beschäftigt weltweit 22.000 Mitarbeiter. Über 4 Millionen Haushalte auf dem Festland der USA erhalten Lieferungen durch Lieferwagen, die mit über 400 Produkten beladen sind. The Schwan Food Company produziert und vertreibt darüber hinaus Tiefkühlkost sowohl als Verbrauchsgüter als auch im Bereich der Lebensmittel- und Gastronomiebranche. The Schwan Food Company gilt als einer der größten Hersteller von Tiefkühlpizzen und –frühlingsrollen.

 

Obwohl The Schwan Food Company eine Zeit lang eine ECM-Technologie wie Document- Imaging in der Kreditorenbuchhaltung einsetzte, konnte diese Software einfach nicht die schnell wachsende Dokumentenmenge bewältigen. Der Unternehmensumsatz stieg im Jahr 2004 beispielsweise um ein Drittel. Angesichts der beträchtlichen Mitarbeiteranzahl allein in der Kreditorenbuchhaltung könnten Tausende von Anwendern versuchen, auf die Rechnungsbilder zuzugreifen. The Schwan Food Company beabsichtigte außerdem, die Anwendung der ECM-Technologie über die Kreditorenbuchhaltung hinaus in andere Geschäftsbereiche auszudehnen.

 

eDocument Resources, ein autorisierter OnBase- Lösungsanbieter, arbeitete mit The Schwan Food Company am Entwurf und an der Implementierung einer OnBase-Archivierungslösung, welche die Anforderungen der Kreditorenbuchhaltung sowie anderer Geschäftsbereiche erfüllen würde. OnBase von Hyland Software wurde von SAP zur Integration in die SAP® API-Schnittstelle SAP ArchiveLink® zertifiziert. Diese Lösung bietet Benutzern von SAP-Lösungen die Möglichkeit, „unstrukturierte“ Daten als OnBase-Dokumente zu speichern und diese Dokumente aus praktisch jeder beliebigen Quelle mit Business-Objekten innerhalb des SAP-Systems zu verknüpfen. Diese Integration unterstützt „frühes“ und „spätes Ablegen“, stellt Dokumente über die grafische Benutzeroberfläche von SAP zur Verfügung und füllt zudem automatisch Indexierungswerte aus und synchronisiert diese mit SAP-Daten.

 

 

Unterstützt frühes und spätes Archivieren und einen besseren Zugriff auf Dokumente

 

The Schwan Food Company bearbeitet zirka 75.000 Rechnungen pro Monat für US- Transaktionen und zusätzlich 3.000 für Europa. Wenn Papierrechnungen am Hauptsitz des Unternehmens in Marshall eintreffen, werden sie gewöhnlich mithilfe der späten Archivierung ins System importiert. Sachbearbeiter der Kreditorenbuchhaltung erstellen mittels Eingabe der Rechnungsdaten ein Business-Objekt und bringen einen Aufkleber, der mit einem Barcode versehen ist, auf der Rechnung an. Mit einem Barcode-Lesestift wird der Barcode mit dem Business-Objekt verknüpft. Nachdem ein Stapel mit SAP-Business-Objekten erstellt wird, scannen Sachbearbeiter die mit einem Barcode versehenen Rechnungen mithilfe eines Böwe Bell & Howell 8080D-Dokumentenscanners ein. Darüber hinaus werden die Rechnungen automatisch über die BAPI®-Komponente (BAPI_BARCODE_SENDLIST) des SAP ArchiveLink mit dem Objekt verknüpft.

 

Die Rechnungen werden an die Queue „Auf Übergang zum Host wartend“ gesendet. Nachdem der Content mit dem entsprechenden SAP-Business- Objekt verknüpft wurde, wird der in OnBase archivierte SAP-Content mithilfe des OnBase Business Indexing Connectors (BIC) indexiert. Die Indexierung des OnBase-Contents erfolgt über IDocs, in denen Attribute (Keywords) mit XML-Tags enthalten sind. Seitdem synchronisiert der BIC die OnBase-Attribute mit den in IDocs aufgenommenen Daten im SAP-System. Dadurch wird sichergestellt, dass die Werte für dieses Dokument im SAP-System und in OnBase identisch bleiben. Dokumente können direkt aus dem Bildschirm im SAP-System durch den Klick auf ein Büroklammernsymbol abgerufen werden.

 

Andere Dokumente, die beispielsweise an einem deutschen Standort und an zusätzlichen Orten erzeugt werden, können anhand der frühen Archivierungsmethode mit dem SAP-System verknüpft werden. Dabei werden Dokumente in OnBase eingescannt oder gefaxt, bevor diese mit Verweisen versehen werden. An diesen entfernten Standorten verwenden Benutzer OnBase Disconnected Scanning, um Dokumente unter minimaler Vorindexierung in ein Verzeichnis einzuscannen. Das Verzeichnis wird mit Disconnected Scanning regelmäßig eingelesen, um Dokumente in OnBase zu importieren und an die Queue „Auf Übergang zum Host wartend“ zu senden.

 

Authentifizierte Benutzer können mit OnBase Desktop eine „Massenarchivierung“ der Dokumente durchführen, indem SAP-Workflow- Items im Business Workplace eines Benutzers erstellt werden. Sobald ein SAP-Workflow- Item ausgeführt wird, werden das Bild und das zugehörige Business-Objekt angezeigt, wodurch der Benutzer SAP-Business-Objekte aus den Daten im dargestellten Bild erstellen kann. Nachdem das Business-Objekt erstellt wurde, kann der OnBase-BIC zur vollständigen und automatischen Indexierung der in OnBase gespeicherten Dokumente angewendet werden.

 

 

Andere Projekte, die bei The Schwan Food Company ausgebaut werden, umfassen:

 

• Bereitstellung der per Fax in OnBase importierten Spesendokumente der Mitarbeiter in den Thick- und Thin-Client-Versionen der Spesenabrechnungssoftware von Concur Technologies, Inc.

 

• Verknüpfung von bis zu 200 Dokumenttypen der Personalabteilung in OnBase mit dem SAP- System und deren Indexierung mittels Workflow, SAP IDocs und BIC

 

• Verwendung von Sicherheitsattributen und Workflow, um Rechnungsprüfer mit benutzerbestimmten Zugriffsrechten zu versorgen, die automatisch ablaufen und nach einer bestimmten Zeit außer Kraft gesetzt werden oder die Ad-hoc entsprechend verwaltet werden können

 

• Import von Bestellungen und unterstützenden Dokumenten aus unterschiedlichen Quellen wie Faxe, E-Mails, Post sowie DIP-Dokumente (Document Import Processor) und COLD- Dokumente in OnBase und deren Verknüpfung mit den SAP-Bestellungen

 

• Scannen von Steuerfreistellungsbescheinigungen.

Case Study: Swan Food

Case Study: Swan Food Company (pdf)
ECM Software mit SAP-zertifizierter Integration

Auf einen Blick

The  Schwan  Food  Company  pflegt  den Austausch von Informationen und erhöht die Produktivität  in  der  Kreditorenbuchhaltung und  auch  in  anderen  Abteilungen  mithilfe einer Enterprise Content Management (ECM)-Software  mit  SAP-zertifizierter  Integration. Diese unterstützt frühes und spätes Archivieren, füllt automatisch Indexierungswerte aus und synchronisiert diese.

Vorteile

• Mit SAP-Objekten verknüpfte Dokumente können über die SAP-Oberfläche abgerufen werden

• Indexierungswerte  aus  SAP  und  den Dokumenten bleiben synchronisiert

• Frühe und späte Archivierung wird unterstützt

Einsatzbereiche

• Kreditorenbuchhaltung

OnBase Software

• OnBase Connector 2.0 für die Verwendung mit SAP ArchiveLink
• Bar Code Import
• OLE Viewer
• Production Document Imaging
• Disconnected Scanning
• COLD/ERM
• CD Authoring
• Document Retention
• EDM Services
• Document Import Processor
• Electronic Forms
•Batch OCR
• Integration for Microsoft® Outlook®
• PCL Input Filter
• Virtual Print Driver
• Workflow

Zus. Produktintegrationen

• SAP API-Schnittstelle SAP ArchiveLink (BC-AL 4.5)

• SAP Content Server HTTP 4.5 Schnittstelle

• Böwe Bell & Howell-Dokumentenscanner