Fortune 500-Einzelhändler reduziert die Kosten der Geschäftstätigkeit

 

Big Lots, Inc., ein börsennotiertes Fortune500-Unternehmen und der größte US Einzelhändlermit einem breiten Sortimentan Restposten, verzeichnet einen jährlichen Umsatz von über 4 Milliarden Dollar. Das Unternehmen hat seinen Hauptsitz in Columbus, im Bundesstaat Ohio, und betreibt zirka 1.500 Einzelhandelsgeschäfte in 46 Staaten und fünf regionale Vertriebszentren landesweit mit insgesamt über 47.000 Angestellten. Big Lots bezieht Markenproduktevon über 3.000 Herstellern.

 

Zur Erreichung des bekanntgegebenen Ziels, das weltbeste Geschäft für Schnäppchen zu sein, werden bei Big Lots modernste Technologien eingesetzt, zu denen ein komplexes Rechenzentrum am Hauptsitz in Columbus zählt. Die zahlreichen Pflichten der IT-Betriebsabteilung bei Big Lots und diverse Aufgaben und Datenvolumen, die vom Unternehmen gefordert werden, verlangen den Technologieeinsatz bei Big Lots, um die verschiedenen Anforderungen ohne unzumutbar hohe Arbeits- und Verwaltungskosten zu erfüllen. Eine umfangreiche Pflicht, welcher sich die IT Abteilung gegenübersteht, ist die Verteilung von 12.000 Berichten pro Monat an Tausende von Angestellten innerhalb des Unternehmens.

 

Die transaktionalen Berichte von Big Lots werden über die IBM iSeries (AS/400)-Plattform erzeugt. Diese Berichte umfassen sowohl Berichte aus Intrepid Systems, einem Warenwirtschaftssystem, als auch Berichte aus Lawson Financials-Systemen und unternehmensinternen Systemen für Verteilungs und Zuweisungsprozesse. Kirk Smith, Manager des IT-Betriebs, Rechnungszentrumsdienste, bei Big Lots, arbeitet seit mehreren Jahren mit diesem System. Des Weiteren bestätigt er, dass das System trotz der Rechenleistung Mängel bezüglich der elektronischen Berichtsverteilung aufweist. „Das Standardsystem lässt keine benutzerfreundliche Suche zu“, gesteht er, „und obwohl die heutige Technologie die Speicherfähigkeit mehrerer Terabytes bietet, sind die Funktionalitäten für Archivierungszwecke begrenzt.“

 

Mit dem steigenden Wachstum des Unterehmens sammelten sich zu viele Spooldateien auf der iSeries-Plattform von Big Lots an. Wenn Systemadministratoren beispielsweise versuchten, Berichte vom Mainframe zu lesen, bemerkten sie, dass sie genau den Bericht benötigten, den sie zum Löschen freigegeben haben. Darüber hinaus lief die Anwendung, die zum Brennen der Spooldateien auf CD verwendet wurde, nur schleppend und bei einem Fehler an irgendeiner Stelle im Prozess musste der Brennvorgang erneut am Anfang gestartet werden. „Ein Administrator könnte buchstäblich ein ganzes Wochenende damit verbringen, um Monatsabschlussberichte zur Verteilung vorzubereiten“, erinnert sich Smith.

 

Big Lots entschied sich für Results Engineering, um Unterstützung beim Einsatz eines Content-Management-Systems mithilfe von OnBase zu erhalten. Diese Software der Enterprise-Klasse vereint integriertes Dokumentenmanagement, Geschäftsprozessmanagement und Records- Management in einer einzigen webfähigen Anwendung. Nach der Bewertung der COLD Fähigkeiten von OnBase, entschied sich der Einzelhändler für den Einsatz von OnBase als integrierte Unternehmenslösung. „Kirk hat komplett die Verantwortung für dieses Projekt des Unternehmens übernommen, und wir unterstützen vollständig seine interne Entwicklung der OnBase- Plattform“, stellt Al Jameson, Einzelhandelsexperte bei Results Engineering, fest.


Automatisierte Berichtsverteilung entsprechend der Benutzerpräferenzen

 

Die OnBase COLD/ERM-Lösung bei Big Lots unterstützt die Fähigkeit der Zusammentragung, Sortierung, Indexierung und elektronischen Verteilung der Berichte per Fernbetrieb. Spooldateien aus mehreren Anwendungen werden an ein intern entwickeltes Berichtsverteilungssystem gesendet, womit Berichte anhand definierter Auswahlkriterien in Queues bereitgestellt werden. Eine Trennseite mit den gesamten Indexierungsinformationen, die für OnBase erforderlich sind, wird automatisch erzeugt.

 

Die Berichte werden dann bearbeitet, eine Spooldatei wird gepackt und eine dynamische FTPAnforderung wird an den OnBase-Server gesendet, der mit geplanten Prozessen eingerichtet wurde, um bestimmte Verzeichnisse in regelmäßigen Zeitabständen zu prüfen. Anhand der gesammelten Informationen auf der Trennseite werden die Berichte in OnBase automatisch per COLD verarbeitet, die Dateien an die entsprechenden Datenträgergruppen gesendet und der Dokumenttyp zugewiesen.

 

In OnBase wird ein Workflow gestartet, um die Indexierungsfelder entsprechend der Daten auf der Trennseite zu füllen und zu prüfen. Die OnBase COLD-Datenbank zum automatischen Füllen der Felder wird zur Prüfung der Daten mit den Daten in der Berichtsverteilungsdatenbank von Big Lots verwendet, in der sich Informationen über Eigenschaften verschiedener Berichte, die in der Verteilungsliste aufzunehmen sind, befinden. Aufgrund des Imports der Berichte in OnBase kann ein automatischer oder manueller Workflow eingeleitet werden, wobei die Berichte mittels verschiedener Methoden an die Endbenutzer gesendet werden können. Dadurch können die Kosten zum Drucken und Verteilen der Berichte deutlich gesenkt werden. Vor der OnBase-Implementierung wurden allein von der Bestandskontrollabteilung wöchentlich über 100 Berichte an entfernte Standorte zum Drucken verteilt.

 

Sowohl für die 12 regionalen Niederlassungen in den USA als auch für den Firmenhauptsitz wird  aufgrund von OnBase die Erstellung von CDs mit monatlichen Berichten vereinfacht. Mithilfe des Moduls OnBase CD/DVD Publishing kann Big Lots schnell eine CD mit einem schreibgeschützten, eigenständigen Mini-OnBase-System erstellen. Die Daten können durchsucht und anhand von Attributen abgerufen werden. „Früher mussten wir viel Zeit zur Organisation der Berichtsdaten aufbringen, um CDs zu erstellen“, sagt Smith. „Nun geschieht dies automatisch."

 

Aufgrund des OnBase COLD-Systems von Big Lots können Daten im gesamten Unternehmen schnell und derart angezeigt werden, wie der Benutzer es wünscht. Mark Supino, Anwendungsadministrator für den IT-Betrieb, Rechenzentrumsdienste, bei Big Lots, erklärt, dass das Führungspersonal Jahresabschlussberichte erstellt, aus denen es etwa 1.600 Berichte ausgewählt. Mit OnBase können Benutzer einfach die Liste durchsehen und die Berichte herausgreifen, die sie benötigen.

 

OnBase ist des Weiteren derart flexibel, dass Unternehmen OnBase-Tools entsprechend der Präferenzen und Arbeitsfunktionen der Benutzer darstellen können. Für einige Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung bei Big Lots bedeutete dies, dass Daten in einem Ordnersystem dargestellt werden. Anstelle die klassische OnBase-Benutzeroberfläche zu verwenden, kommen einige Benutzer eher mit einem System zurecht, in welchem die Dokumente in hierarchischer Ansicht dargestellt werden. Ein Ordner kann beispielsweise mit 2004 beschriftet werden, innerhalb dessen sich Unterordner für jedes Quartal befinden.

 

„Die Einordnung in Ordner war kritisch für die Akzeptanz unter bestimmten Benutzern“, sagt Supino. „Ich musste nur die Ordner und die automatische Namensvergabe einstellen und alles Übrige verlief automatisch. Die Benutzer zeigten sich zufrieden, denn sie konnten Informationen auf die Weise finden, wie sie es gewohnt waren.“

 

Mithilfe eines einfach zu durchsuchenden Berichtsarchivs können Daten, die alles umfassen, wie Zeitstempelkarten, Warenüberwachungen, Bestandskontrollen und Wareneingangsmeldungen, leichter verwendet werden, um eine Corporate Intelligence zu entwickeln. Die Lohnbuchhaltung kann beispielsweise die Volltextindexierung vorteilhaft zur Untersuchung von Zeitstempelkartentrends eines Mitarbeiters oder eines Standorts nutzen. Diese COLD-Lösung spart nicht nur Zeit, sondern der bessere Zugriff auf Informationen erhöht die Effizienz und reduziert Kosten in anderen Bereichen. Beispielsweise wurden einst die W-2-Steuerformulare von Big Lots durch einen Drittanbieter erstellt. Durchschnittlich mussten etwa 50% dieser Formulare möglicherweise aufgrund von Namensänderungen, veralteter Adressen oder Verlust des Formulars erneut gedruckt werden. Aufgrund des Bezugs der Formulare von einem Drittanbieter musste Big Lots den Ersatz neu bestellen und die Kosten dafür tragen. Mit OnBase kann ein Angestellter der Lohnbuchhaltung nun diese Informationen korrigieren und ein neues Formular sofort aus dem entsprechenden Bericht erstellen.

 

Eine andere kreative Lösung, die von Big Lots entwickelt wurde, ist die Methode zur Archivierung alter Datenbankdateien aus der iSeries-Plattform. Mithilfe des internen Systems „Dyno-Purge“ (dynamischer Bereinigungsprozess) werden alte Datenbestände aus Datenbankdateien anhand von vordefinierten Lebensdauerregeln für Daten eingehend geprüft, aus den Datenbankdateien extrahiert, geglättet und über dynamische FTP-Anforderungen zum OnBase-Server gesendet. Am Server werden die geglätteten Dateien dann per COLD-Prozess in die OnBase-Umgebung importiert. Benutzer können anhand des Benutzeroberflächenmoduls OnBase Monarch und mithilfe der Monarch Business Intelligence-Software der Datawatch Corporation umfangreiches Data-Mining betreiben. „Dadurch konnten wir Daten strategisch von einem teuren Hochleistungsdatenträger zu einer preisgünstigeren Lösung verschieben, während unsere transaktionalen Systeme Spitzenleistungen erbringen konnten“, erklärt Smith. „Zur gleichen Zeit können wir einen Mehrwert zu diesem Prozess beitragen, indem ein leicht gehandhabtes Suchabfrage-Tool für den Echtzeitzugriff auf alte Datenbestände eingesetzt wird, die sonst auf Band gespeichert werden würden.“

 

Schneller Dokumentenzugriff beschleunigt die Informationsbeschaffung

 

Während mit OnBase eine leistungsstarke COLD-Lösung geboten wird, kann das Repository praktisch Dokumente von jeder beliebigen Quelle aufnehmen und sowohl mit Querverweisen zueinander als auch zu bestimmten Berichtsfeldern versehen. Die Entscheidung von Big Lots, OnBase COLD zu implementieren, war teilweise vom Erfolg abhängig, den das Unternehmen mit OnBase Document Imaging verzeichnete. OnBase Document Imaging wurde ursprünglich eingesetzt, um ein System zu ersetzen, dessen Hersteller den Betrieb einstellte.


Die Abteilungen Kreditorenbuchhaltung und Bestandskontrolle scannen Dokumente mittels Fujitsu- und Panasonic-Scannern ein, die mit Adrenaline Scanner-Controller von Kofax Image Products, Inc., ausgestattet sind. Adrenaline unterstützt die Barcode-Erkennung, die zur automatischen Indexierung von Bildern eingesetzt wird. Mitarbeiter an entfernten Standorten können Barcodes mittels Lawson-Software oder transaktionaler Bildschirme erzeugen und diese gemeinsam mit den einzuscannenden Seiten und anderer Berichte zum Hauptsitz des Unternehmens in Columbus senden.


Indem Dokumente für mehrere Benutzer sofort zur Verfügung gestellt werden, können Suchprozesse in vielen Abteilungen gefördert werden. Verknüpfungen durch Querverweise wurden eingerichtet, so dass sich eingescannte Bilder auf die Hauptinformationen beziehen, die sich auf den COLD-Dokumenten befinden. Relevante Bilder werden anhand eines einfachen Klicks auf Geldbeträge, Standort oder Rechnungsnummern, die sich auf den Berichten befinden, dargestellt.


Prozesse im Kundendienst oder beispielsweise die Rückforderung zu viel gezahlter Beträge erfordern einen geringeren Arbeitsaufwand und können seit dem OnBase-Einsatz schneller ausgeführt werden. Obwohl 300 zusätzliche Läden zum System hinzugefügt wurden, musste die Kreditorenbuchhaltung keine weiteren Mitarbeiter einstellen. Ob externe Prüfer, wie beispielsweise Steuerbehörden, oder interne Prüfer, die zur Einhaltung der Sarbanes-Oxley-Regeln (SOX) notwendig sind, bei Big Lots können die Angestellten die angeforderten Dateien sofort aus dem OnBase-System abrufen und müssen nicht erst Papierdokumente aufstöbern und suchen.


OnBase wird nicht nur als ein Repository für kritische Dokumente verwendet, sondern die Angestellten von Big Lots nutzen die leistungsstarken Suchfunktionen vorteilhaft, um den Inhalt der Dokumente nach Ausnahmen zu durchsuchen, damit die Einhaltung der SOX Kontrollen gewährleistet werden kann. „OnBase ist für uns bezüglich SOX ein Lebensretter“, stellt Smith fest. „Durch den Einsatz von COLD konnten wir zahlreiche Dokumente, die zum Abschluss von Hauptprozessen wichtig waren, automatisch erfassen und bearbeiten. Dies half uns wiederum, die ständigen SOXTestanforderungen zu bestehen.“ „Diese Projekte haben dem Unternehmen bewiesen, dass der Technologieeinsatz Geld sparen und die Effizienz erhöhen kann, und das OnBase eine geeignete Wahl war“, bemerkt Smith.

 

„Wir haben den Grundstein für neue Initiativen gelegt, die automatische Workflows umfassen und die sogar größere Erträge liefern werden.“

Case Study Big Lots Stores

Case Study Big Lots Stores Inc. (pdf)
Automatisierung der Index-
ierung und Verteilung von Berichten, sowie Content-Management-Lösungen, um Prozesse im Audit, in der Kreditorenbuchhaltung und im Vertragswesen wie auch die Einhaltung von Regeln und Richtlinien zu ratio-
nalisieren.

Auf einen Blick


Durch Automatisierung der Indexierung und Verteilung von über 12.000 Berichten pro Monat konnte Big Lots die mit diesem Prozess verbundenen Arbeitskosten und den Ressourceneinsatz reduzieren und für Mitarbeiter den Zugriff auf kritische Ges chäf tsdaten und deren Analyse erleichtern. Darüber hinaus verwendet der Einzelhändler mit etwa 1.500 Standorten Content-Management-Lösungen, um Prozesse im Audit, in der Kreditorenbuchhaltung und im Vertragswesen sowie die Einhaltung von Regeln und Richtlinien zu rationalisieren.

Vorteile


• Drastische Reduzierung der Druck- und Verteilungskosten

• Bessere Kontrolle der Unternehmensdaten zur Unterstützung von Trendermittlung und Data-Mining

• Flexible Benutzeroberfläche zur Anpassung an Benutzerpräferenzen

• Minimale manuelle Indexierung

• Beträchtliche Arbeitsaufwandsreduzierungen im Kundendienst, in der Kreditorenbuchhaltung und in anderen Geschäftsfunktionen

• Verbesserte Einhaltungsfähigkeit von Auditrichtlinien, einschließlich der Richtlinien von Steuerbehörden und Sarbanes-Oxley

• Reduzierung des Arbeitsaufwands bei gleichzeitiger Erhöhung der Kapazität der Kreditorenbuchhaltung um 300 Läden

Einsatzbereiche


• Finanzbuchhaltung
• Kreditorenbuchhaltung
• Bestandskontrolle
• Merchandising

zus. Produktintegrationen


• IBM Mainframe iSeries (AS/400)
• Fujitsu- und Panasonic-Dokumentenscanner
• Monarch Data-Mining-Software der Datawatch Corporation