Grundlagen

Der OnBase Subscription Server ermöglicht es Ihnen, E-Mails innerhalb der eigenen Firma unternehmensweit nutzbar zu machen und große Mengen von eingehenden E-Mails effizient zu verwalten. OnBase® unterstützt eingehende E-Mails und deren Anhänge unter Nutzung von Microsoft Exchange. Der OnBase® Subscription Server indiziert und speichert die E-Mails und deren Anhänge automatisch als Dokumenteim OnBase® System. Dabei werden E-Mail Nachrichten und Anhänge automatisch durch entsprechend konfigurierbare Regeln mit Parametern wie Absender, Empfänger, cc, bcc, Betreff, Datum, Message ID, Return Path und Zahl der Anhänge abgelegt und verschlagwortet.

Das Subscription Server Message Log erlaubt - in Echtzeit - das Monitoring der Nachrichten, die in OnBase® archiviert werden. Es zeigt die Anzahl der Nachrichten und Anhänge sowie evtl. auftretende Fehlermeldungen an. Der Subscription Server integriert sich nahtlos in den OnBase® Workflow und ermöglicht durch die automatische elektronische Erfassung der E-Mails eine Vereinfachung vonGeschäftsvorgängen. Dabei stellt der Workflow sicher, dass Dokumente in standardisierte, kontrollierte und passende Bearbeitungsprozesse gelangen. Zusammen mit dem OnBase® Web Server können die Vorteile von Workflow allen Anwendern im ganzen Unternehmen auch über Internet oder Intranet zugänglich gemacht werden.

Funktionsweise

Der Subscription Server wird vom OnBase® Client aus konfiguriert und kontrolliert. Die Steuerung erfolgt über Dokumenttypen, unter denen die E-Mail selbst sowie die entsprechenden Anhänge archiviert werden. Weiterhin besteht die Möglichkeit bestimmte Kriterien oder Regeln festzulegen, damit eine E-Mail, automatisch unter eine bestimmte Indexierung eingeordnet werden kann. Dabei können diese Regeln fürdie Indexierung mit einem einfachen Point- und Klick-Verfahren erstellt werden. Der Status eingehender E-Mails kann über das Subscription Server Message Log beobachtet werden. E-Mails, die nicht den Anforderungen einer Regel entsprechen, werden zur manuellen Identifikation in einen vorbestimmten Ordner in OnBase® abgelegt.

Profitieren Sie davon! 

Organisationen aus den Bereichen Herstellung, Versicherung, Finanzdienstleistung, Gesundheitswesen, Vertrieb und vielen anderen Bereichen können von der Verbindung OnBase®, Microsoft Exchange sowie Microsoft Outlook profitieren. E-Mails und deren Anhänge können bequem und schnell automatisch, durch Regeln gesteuert, archiviert werden. Die E-Mail-Dokumente stehen nicht nur sofort für andere OnBase® Anwender zur Verfügung, sondern sie können auch in den OnBase® Workflow zur Bearbeitung und Wiedervorlage einfließen.

Beliebige Geschäftsprozesse können um diese Integration herum angeordnet werden und unterstützen das Unternehmen darin, elektronische Vorgänge effizient im Unternehmen abzubilden.