Grundlagen

Die zunehmende Bedeutung von eMails im Geschäftsalltag erfordert die Speicherung und Pflege aller eMails zur Dokumentation von Geschäftstransaktionen. Das OnBase eMail Archiv ist eine Server basierte Lösung, die jede mit einem Microsoft Exchange System empfangene oder versendete eMail im OnBase System speichert.

Dieser Prozess läuft im Hintergrund und ist für den Benutzer nicht sichtbar. Das eMail Archive Modul speichert alle eMails an einem zentralen Ort, der direkten Zugriff auf alle Nachrichten bietet. Anwender können das Archiv nach eMails und Anhängen durch Eingabe von Metadaten durchsuchen oder die Volltextsuche nutzen.

Funktionsweise

Die OnBase eMail Archivierung ist ein ausgereiftes System, das die Jounaling Funktion des Microsoft Exchange Servers nutzt, der alle versandten oder empfangenen eMails in die entsprechende Journal

Mailbox weiterleitet. Das eMail Archive Modul überwacht die Journal Mailbox und archiviert alle eMails.

Jede abgefangene Mail wird in der Diskgroup als MSG-Datei gespeichert, Attachments werden in ihrem Originalformat abgelegt. Die Nachrichten-ID, Absender, Empfänger, Betreff und Mailbody werden extrahiert und in der eMail-Datenbank gespeichert.

Diese wird periodisch in Segmente aufgeteilt, um der Retention Policy eine regelgerechte Löschung zu ermöglichen.

Nachrichten und Attachments werden nur einmal gespeichert um Speicherplatz zu sparen. Wird eine Nachricht an zehn Empfänger verschickt, so wird sie trotzdem nur ein Mal gespeichert (Singe Instance) und für jeden Empfänger wird eine Referenz auf diesen Datenbankeintrag angelegt.

Der Datenbankeintrag für eine eMail wird sofort nach Erhalt angelegt, ebenso werden alle eMails und Attachments gespeichert, bevor sie vom Exchange Server gelöscht werden.

Profitieren Sie davon!

Jedes Unternehmen, das aufgrund rechtlicher Bestimmungen eMails als Bestandteil der Geschäftsprozesse archivieren muß, kann die Vorteile des OnBase eMail Archive Moduls nutzen.