Sparen beim Kauf – Dokumentenmanagement in der Kreditorenbuchhaltung vermeidet drei Gründe für Geldverschwendungen

 

Der Kreditorenbuchhaltungsprozess wird durch Dokumente gesteuert. Einige Rechnungen sind einfach oder komplex und können elektronisch oder per Fax empfangen werden. Manuelle Dokumentenprozesse zur Stützung von Enterprise Resource Planning (ERP)-Daten, führen trotz  Effizienz der ERP-Anwendungen zu längeren Zykluszeiten und einem höheren Fehlerrisiko. Verpasste Skonti, Zahlungsverzugsstrafen und ungenaue Rückstellungen resultieren aus doppelten Dateneingaben, aus fehlender effektiver Zusammenarbeit und aus der Bearbeitung und Genehmigung von ständig weitergegebenen Dokumenten.

Strategische und schlanke Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung sind von entscheidender Bedeutung für das finanzielle Wohlergehen einer Organisation während Spitzenzeiten und schwachen Konjunkturphasen. Jeder Skonto muss gefunden und jede Strafe vermieden werden. Organisationen achten während schwacher Konjunkturphasen auf Prozessverbesserungen in der Kreditorenbuchhaltung, damit eine Vorbereitung auf aktivere Zeiten gewährleistet ist, wenn die Produktivität hoch ist und Zahlungen an Lieferanten zunehmen.

 

Herausforderungen

Wenn Organisationen den Prozess in der Kreditorenbuchhaltung optimieren müssen, konzentrieren Sie sich auf Ineffizienzen in drei Problembereichen:

  • Verpasste Skonti und Zahlungsverzugsstrafen aufgrund langsamer Genehmigungs- und Zahlungszyklen,
  • Wenig Transparenz durch Daten in verschiedenen Systemen und getrennte Dokumentenaufbewahrung,
  • Fixe Kosten – Papier, doppelte Dateneingabe, Ablage, Versand – schaffen keinen Mehrwert

 

Lösung
Mithilfe einer OnBase-Lösung für die Kreditorenbuchhaltung können Organisationen von Methoden profitieren, die überflüssige Kosten entfernen und einen Mehrwert bieten.

 

Prozessautomatisierung in der Kreditorenbuchhaltung mit Imaging und Workflow.

Verpassen Sie keinen Skonto. Papierdokumente aus den Prozessen der Kreditorenbuchhaltung können umgehend zur Bearbeitung zur
Verfügung stehen, indem diese sofort elektronisch erfasst werden, sobald sie ins Unternehmen gelangen. Das Warten auf bürointerne Post, die unterstützende Dokumente für Rückstellungsentscheidungen oder für die Ausnahmenbehandlung enthält, hat ein Ende. Mithilfe der Workflows in OnBase können Sie die Verteilung der Arbeitslast, Bewertungen und Genehmigungen automatisieren. In Kreditorenbuchhaltungs-abteilungen werden ohne kundenspezifische Programmierung mehr Dokumente in weniger Zeit bearbeitet.

  • Beseitigung der Rechnungsverzögerung und Automatisierung der Dokumentenweiterleitung,
  • Einfache Ausführung und Ausweitung des Dreifachabgleichs, darunter    auch Ausnahmenbehandlung,
  • Wahrnehmung aller Lieferantenskonti, Verbesserung der Lieferantenbeziehungen und der günstigen Bedingungen.

 

Schnelle und kostengünstige Vereinheitlichung der Daten in Ihren ERP-Systemen
Eine fehlende Systemintegration führt zur doppelten Dateneingabe und längeren Suchzeiten. Das Fehlerrisiko wird außerdem erhöht, wodurch die Prozesszyklen in der Kreditorenbuchhaltung extrem verlängert werden.
Aufgrund der hohen Kosten für kundenspezifische Kodierungen, die Infrastruktur und die ständige IT-Wartung kommen die Initiativen zur Datenvereinheitlichung häufig jedoch zu einem Abbruch. Das muss allerdings nicht sein. Mithilfe einer OnBase-Lösung für die Kreditorenbuchhaltung erreichen Sie Folgendes:

  • Beseitigung redundanter Dateneingaben und Umwandlung hunderter von Stunden täglicher Aufgaben in automatische Systemabläufe mithilfe eines integrierten Dokumentenmanagements und Workflow. Das Angebot enthält unternehmensinterne Installationen, Software as a Service (SaaS) oder gehostete Lösungen, wodurch die Flexibilität ohne kundenspezifische Kodierungen erweitert wird.

  • Einfacher Datenaustausch zwischen den Systemen und einfache automatische Indexierung von Dokumenten, sobald diese ins System gelangen, dienen der Verbesserung zukünftiger Prognosen und der strategischen Planung mit Echtzeit-Berichten.

  • Ausdehnung der Reichweite und Investition Ihres ERP-Systems. Workflows werden sofort nach dem Scannen oder elektronischen Importieren eines Dokuments ins ERP- oder OnBase-System ausgelöst.

 

Verzichten Sie auf Papier in der Kreditorenbuchhaltung. Ersetzen Sie es mit der Flexibilität elektronischer Dokumente.

Papier kann verloren gehen und es ist teuer, wenn Papier als Datenbeleg in Geschäftsanwendungen gekauft, getrennt gelagert, versandt und verwaltet wird. Die elektronische Rechnungs- und Dokumentenerfassung bei Eingang ins Unternehmen führt zur Kostenbeseitigung und Wertsteigerung der Dokumente. Sie können dort bereitgestellt werden, wo Benutzer intuitiv nach den Dokumenten suchen würden, z. B. in den Bildschirmen der ERP-Transaktionen, Finanzberichten oder Vermögensverwaltung:

  • Sofortige Nachverfolgung des Dokumentenstatus einschließlich der Information darüber, wer das Dokument eingesehen hat und welche Entscheidungen oder Genehmigungen vorliegen,
  • Unverzügliche Lösung von Lieferantenstreitigkeiten aufgrund der sofortigen Verfügbarkeit von Dokumentbelegen einschließlich der Bestellungen, Rechnungen und Packzettel,
  • Ersatz teurer, fehleranfälliger Papierprozesse durch automatisches Records-Management.

Ergebnisse

  • Optimierung von Genehmigungen, Zahlungszyklen und Berichten
  • Reduzierung der Kosten und Risiken infolge von Falschangabe der Rückstellungen
  • Annahme größerer Arbeitsvolumen ohne zusätzlichen Personalaufwand
  • Sofortiger Überblick über den Echtzeitstatus von Prozessen anhand von ERP-Daten und zugehörigen Dokumenten

 

OnBase-Vorteile
Durch Einsatz der OnBase-Lösung für die Kreditorenbuchhaltung können Sie die Prozessengpässe, die Zeit, Kosten und Risiko hinzufügen, beseitigen. Die Prozessautomatisierung mithilfe eines elektronischen Dokumentenmanagements unterstützt dabei die Bearbeitung von mehr Dokumenten in einer kürzeren Zeit.

  • Sicherung verfügbarer Skonti und Vermeidung von Zahlungsverzugsstrafen,
  • Steuerung eines höheren Dokumentenvolumens ohne zusätzliche Ressourcen aufgrund der Automatisierung von Routineaufgaben,
  • Prozessautomatisierung mit dynamischer Rückstellungsüberwachung integriert in Ihrem ERP-System,
  • Überblick über den aktuellen Prozessstatus anhand der ERP-Daten und zugehörigen Belegdokumente.

 

 

Integration mit Buchhaltungssoftware

 

Buchhaltungs- und Auditierungssoftware kann hervorragend mit den Daten umgehen, die in Ihren Buchhaltungsprozessen vorkommen. Aber oft kann diese Art Software nicht mit Papierdokumenten und manuellen Prozessen umgehen. Diese Prozesse finden normalerweise außerhalb der Finanz- und Buchhaltungssoftwaresysteme statt. Mit OnBase erhalten Sie eine integrierte Buchhaltungssoftware, mit der Sie papiergebundene Prozesse für die ganze Abteilung automatisieren können.

 

Lösungen für die Kreditorenverwaltung

 

Kreditorenabteilungen, die zur Kreditorenverwaltung zusammen mit ihrer Buchhaltungssoftware OnBase verwenden, bearbeiten mehr Dokumente in kürzerer Zeit mit weniger Risiko. Das können Sie auch. Nach der einmaligen elektronischen Erfassung können Sie direkt aus Ihren ERP- oder Buchhaltungssystemen auf diese Dokumente zugreifen. OnBase extrahiert Daten aus Ihrer Buchhaltungsoftware, indexiert Kreditorendokumente und führt Dreifachabgleiche aus. Außerdem werden Bewilligungen und die Ausnahmenbearbeitung beschleunigt. Dadurch werden eine verzögerte Bearbeitung von Rechnungen, Säumniszuschläge und fehlerhafte Rechnungsabgrenzungen vermieden. Höhere Rabatte, bessere Zahlungskonditionen, verringertes Risiko und vereinfachte Buchhaltungsrevisionen.


OnBase-Lösungen für die Kreditorenverwaltung ermöglichen Ihrem Unternehmen:

 

  • Alle Lieferantenrabatte zu nutzen und gleichzeitig die Lieferantenbeziehungen zu verbessern
  • Bewilligungen, Zahlungszyklen und Berichterstellung zu optimieren
  • Kosten und Risiko von fehlerhaften Rechnungsabgrenzungen zu verringern
  • Wachsendes Arbeitsaufkommen durch Automatisierung von Routineaufgaben ohne zusätzlichen Personalaufwand zu bewältigen
  • Sich jederzeit ein klares Bild über seine aktuelle Finanzlage mit allen zugehörigen Unterlagen zu machen

 

Wenn Sie weitere Informationen wünschen oder mit einem unserer Vertriebsmitarbeiter sprechen möchten, der Ihnen gerne eine passende Lösung für Ihre Kreditorenabteilung vorschlägt, dann nehmen Sie jetzt mit uns Kontakt auf.

 

Integration mit Ihrer Software für die Debitorenverwaltung

 

Unternehmen, die OnBase zusammen mit ihrer Debitorensoftware verwenden, haben den Cashflow besser im Griff und erzielen ein günstigeres Verhältnis von Schulden zu Einnahmen. Es ist an der Zeit, dass auch Sie diese Möglichkeiten nutzen. OnBase integriert sich mit Ihrer Abrechnungssoftware, damit den Mitarbeitern alle Debitorendokumente mit einem einzigen Mausklick zur Verfügung stehen. Dadurch können sie sich voll und ganz auf die Kunden und deren Konten konzentrieren, anstatt nach den Unterlagen zu suchen. Beanstandungen sind in Sekundenschnelle geklärt. Zum besseren Debitorenmanagement mit OnBase zählen die elektronische Rechnungserstellung, automatische Anpassung und automatische Ausnahmenverwaltung. Ganz gleich, ob Sie Software zur Abrechnung von medizinischen Behandlungskosten oder eine ERP-Anwendung verwenden: Es ist an der Zeit, OnBase zu verwenden, um Außenstände zu reduzieren und Ihre Finanzergebnisse zu verbessern.


  • Beschleunigt den Cashflow und reduziert Außenstände durch Minimierung der Zykluszeit für den Forderungseinzug.
  • Verbessert den Kundenservice und klärt Kundenbeanstandungen durch sofortigen Zugriff auf Dokumente.
  • Verringert das Risiko falsch verbuchter Beträge durch Buchungskontrollen, Echtzeitberichte und Dashboard-Übersichten.

 

 

Hauptbuchlösungen

 

Das Hauptbuch, das Rückgrat Ihres Buchhaltungssystems, darf nicht durch Papierkrieg behindert werden. Aber auch wenn Ihre ERP- oder Hauptbuchsoftware noch so hervorragend alle Daten verarbeitet, es bleiben immer zusätzliche Papierdokumente übrig. Die Mitarbeiter müssen sich immer noch durch Papierdokumente hindurcharbeiten, um zugehörige Belege zu finden.


Mit OnBase können Sie aus Ihrer Hauptbuchsoftware mit einem Mausklick auf Rechnungen, Abrechnungen, Empfangsbestätigungen, Analyseberichte und noch mehr zugreifen. Die Mitarbeiter finden schnell die Informationen, die sie zum Verständnis und zur Analyse von Transaktionen benötigen, und so ist Ihr Unternehmen immer optimal über alle finanziellen Zusammenhänge im Bilde.

  • Verschafft Ihnen mit einem Mausklick einen präzisen Überblick über die finanziellen Zusammenhänge mit allen zugehörigen Dokumenten.
  • Schnelleres Finden von Informationen durch schnelleren Zugriff auf zugehörige Dokumente.
  • Ihre Mitarbeiter können sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben – den Erfolg des Unternehmens – konzentrieren, anstatt Papieren nachzujagen.

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