Universitätsklinikum Odense (Dänemark)

 

Die Universitätsklinik Odense (OUH), ist mit 7.500 Mitarbeitern und über 1.000 Betten das größte Krankenhaus in Dänemark und befindet sich auf Fünen in der Region Süddänemark. Jährlich werden 350.000 stationäre Patienten, 60.000 Notfallpatienten und 488.000 ambulante Patienten behandelt, wobei eine Betreuung sieben Tage pro Woche und rund um die Uhr angeboten wird.

 

Mit einer Krankenaktenarchivierung, die eine physische Fläche von sieben Kilometer einnimmt, brauchte die OUH eine elektronische Dokumentenmanagementlösung, welche die teure Papierarchivierung in hohem Maße reduziert und elektronische Patientenakten (Electronic Health Records [EHR bzw. EPA]) unterstützt. Diese sind auch bekannt als elektronische Krankenakten (EMR bzw. EKA) oder Patientenprotokolle. Die Anforderungen der OUH beinhalten die folgenden Punkte:

  • Zu jeder Tages- oder Nachtzeit müssen elektronische Patientenakten und die dazugehörigen Dokumente sofort und sicher über das Internet zugänglich sein.
  • Die Lösung muss rechtlich den nationalen Gesetzen der Dokumentenaufbewahrung entsprechen und dem Schutz der Privatsphäre des Patienten dienen.
  • Die OUH forderte eine Dokumenten-managementlösung, die eine einfache Integration in alle elektronischen Patientenaktensysteme, die in der Zukunft benötigt werden würden, bereitstellen könnte.

 

Bei der Wahl einer unternehmensweiten Dokumentenmanagementlösung entschied sich die OUH für OnBase. OnBase wurde von Hyland Software, Inc., entwickelt und ist eine integrierte Softwaresuite für Enterprise Content Management (ECM)-Lösungen mit Kernkompetenzen im Dokumenten-Imaging, elektronischen Dokumentenmanagement, Workflow, COLD/ERM und Records-Management.

 

Mithilfe des sicheren OnBase Web Client können autorisierte und authentifizierte Benutzer Dokumente in jedem Dateiformat sicher und sofort von jedem Standort aus ansehen. Da OnBase-Dokumente elektronisch sind, profitiert das Krankenhaus davon, dass ein sicherer Zugang zu den benötigten Dokumenten zu jeder Zeit und von jedem Standort aus gewährleistet werden kann und das sogar in einem sterilen Umfeld.

 

Sofortiger, webbasierter Zugang zu Dokumenten beschleunigt die patientenbetreuung mit überschaubarer Verwaltung

 

In der OUH wird die nationale Sozialversicherungsnummer eines Patienten als Attribut zu jedem Dokument zugewiesen, das mit der Krankenakte verbunden ist. Dieses Attribut kann genutzt werden, um die benötigten Dokumente sofort zu suchen.

 

Darüber hinaus können mehrere Benutzer ein Dokument gleichzeitig ansehen. Elektronische Dokumente beinhalten außerdem eine Verlaufsaufzeichnung über alle Benutzer, die das Dokument betrachtet oder die entsprechend des Inhalts gehandelt haben. „Auf den Krankenakten aus Papier könnte man keine Fingerabdrücke sehen. Nun gibt es für jede Akte einen Prüfpfad“, berichtet Jette Kotsis, Abteilungsleiterin in der OUH.

 

Aufgrund des sofortigen Zugriffs auf die benötigten Dokumente und der Reduzierung der arbeitsintensiven Verfahren zur Erfüllung der Records-Management-Richtlinien kann die OUH sowohl die Wartezeiten der Patienten reduzieren als auch individuelle Arztbesuche in Klinikflächen anbieten, die vorher durch die Aktenarchivierung belegt waren. „Mit OnBase ist der Zugang zu Dokumenten 64-mal schneller als mit Papier“, erklärt Kotsis. „Vor OnBase brauchte das Personal sieben Minuten, um die benötigten Dokumente abzurufen. Nach der OnBase-Implementierung werden Dokumente in sieben Sekunden abgerufen.“

 

Indem papierintensive Aufgaben entfernt wurden, die Zeit und Kosten zu den Patientenbehandlungen hinzufügten, wie beispielsweise das Ablegen oder das manuelle Suchen von Papierdokumenten, hat die OUH andere erforderliche Bürostellen mit mehreren Sekretärinnen aus allen Abteilungen besetzt. Darüber hinaus ist die Fläche zur Aktenarchivierung innerhalb der Klinik sehr teuer, so dass die Abschaffung der sieben Kilometer langen Archivierung von Krankenakten aus Papier sehr wertvoll war.

 

Papierdokumente werden entweder elektronisch importiert oder mit zwei Eastman Kodak i640-Farbscannern in OnBase eingescannt, wodurch Angestellte in allen Krankenhäusern der Region Süddänemark sofortigen Webzugang zu den Dokumenten besitzen. Eingescannte Dokumente beinhalten sowohl alle Krankenaktendokumenttypen, Transfusionsunterlagen und Laborbefunde der Abteilung für Klinische Immunologie als auch die Personalakten der Personalabteilung und Rechnungen. „Wir haben einen garantierten, sicheren Zugriff auf Krankenakten, wenn wir sie brauchen“, bestätigt Kotsis. „Da wir nun mehreren Benutzern gleichzeitig den Zugriff auf dasselbe Krankenblatt gewährleisten, sind die Krankenblätter dank OnBase immer verfügbar.“

 

Anders als zum vorherigen Dokumenten-managementsystem der OUH, in dem die Client-Software an jedem Arbeitsplatz für den Dokumentabruf installiert wurde, muss OnBase nur auf dem Server aktualisiert werden und nicht an über 2.000 Arbeitsplätzen.

 

OnBase dehnt sich zunehmend auf zusätzliche Abteilungen aus und weitet die vorteile zentraler Verwaltungsmethoden aus

 

Odense entschied sich für OnBase, da die Dokumentenmanagementfunktionen über das Web zugänglich sind. Die Implementierung wurde jedoch ausgeweitet, um zusätzliche Anforderungen der Krankenhausverwaltung und des Records-Managements zu erfüllen.

 

Darüber hinaus müssen Dokumente nicht gescannt werden, um sie zum sofortigen Webzugriff ins OnBase-System zu importieren. Odense importiert beispielsweise andere Objekte direkt von CD ins OnBase-System, zu denen Anwendungen, digitale Fotos und auch Schulungsmaterial der Abteilung für Ärztefortbildung gehören.

 

Optische Zeichenerkennung (OCR) wird in der Abteilung für Krankenaktenrecherche verwendet, um schnell Informationen in Fragebögen zu finden. Dadurch entfällt für Ärzte die Aufrechterhaltung ihrer eigenen Forschungsdatenbanken.

 

Andere Geschäftsprozesse, für die OnBase momentan verwendet wird, beinhalten sowohl einen Workflow zur Erleichterung der Verhandlungen zwischen der Angestelltengewerkschaft und dem Krankenhaus als auch einen Plan zur Erfüllung des Personalbedarfs und weiterer Anforderungen der Personalabteilung. Schulungen für die Benutzer, die in diesen OnBase-Prozessen involviert waren, waren gering. „Es ist ein sehr benutzerfreundliches System“, erklärt Kotsis.

 

“Mit OnBase ist der Zugang zu Dokumenten 64-mal schneller als mit Papier. Vor OnBase brauchte das Personal sieben Minuten, um die benötigten Dokumente abzurufen. Nach der OnBase-Implementierung werden Dokumente in sieben Sekunden abgerufen. Jedes Krankenhaus braucht ein System wie OnBase.“

-Jette Kotsis

Abteilungsleiterin

 

ECM unterstützt Umweltinitiativen in Dokument orientierten Abteilungen

 

Die Implementation von OnBase und Cosmic, dem elektronischen Patientenaktensystem von Odense, unterstützt ökologisch „grüne“ Initiativen, da elektronische Dokumente die kostspieligen Auswirkungen von Papier auf dokumentorientierte Prozesse verringern. Ressourcen und Kosten, die mit dem Drucken, Archivieren, Versenden und der Papierherstellung verbunden sind, werden aufgrund elektronischer Dokumente reduziert.

 

Die Integration elektronischer Patientenakten stellt sich auf zukünftige nationale Compliance-Anforderungen ein

 

OnBase wurde in Cosmic integriert, so dass auf OnBase-Dokumente, wie zum Beispiel digitale Fotos, Röntgenbilder, Schriftverkehr und Videos, die mit der elektronischen Patientenakte eines Patienten verknüpft sind, direkt in Cosmic zugegriffen werden kann. Aufgrund der Integration in Cosmic können die benötigten Dokumente mit sehr geringem Schulungsaufwand abgerufen werden. Mitarbeiter können sich in Cosmic anmelden und alle erforderlichen Dokumente direkt in der Cosmic-Oberfläche abrufen. Nur eine Kopie des Dokuments wird gespeichert, jedoch können mehrere Benutzer an verschiedenen Standorten gleichzeitig darauf zugreifen.

 

Um eine konforme Integration zwischen den elektronischen Patientenaktensystemen aller Gesundheitseinrichtungen in Skandinavien zu gewährleisten, wird die voraussichtliche Installation eines gemeinsamen Modells für elektronische Patientenakten von jedem Krankenhaus verlangen, dass es seine Dokumente in einem elektronischen Format verwaltet. Mit spielender Leichtigkeit positioniert sich die OUH mit der Cosmic- und OnBase-Lösung als Führer bei der Vorbereitung auf eventuell bevorstehende nationale Anforderungen an die elektronische Patientenakte.

 

Um den aktuellen nationalen Gesetzen bezüglich der Aufbewahrungsanforderungen für elektronische Dokumente zu entsprechen, verwendet die OUH OnBase CD Authoring zur Erstellung einer Sicherheitskopie für Disaster-Recovery-Zwecke direkt aus dem OnBase-System.

 

Experten aus dem Gesundheitswesen aus ganz Europa sind regelmäßig vor Ort, um die zukunftsorientierten Prozesse der OUH zu besichtigen. Sie verwenden diese erfolgreichen Methoden als ein Modell für zukünftige Implementierungsideen, um mittels einer wahrhaft geradlinigen elektronischen Patientenakte Prozesse zu rationalisieren und die Patientenbetreuung zu verbessern. „Jedes Krankenhaus braucht ein System wie OnBase“, bestätigt Kotsis.

 

OnBase im Krankenhaus

Fallstudie OnBase - Universitätsklinik Odense (Dänemark)

Auf einen Blick


Die Universitätsklinik Odense (OUH), Dänemarks größtes Krankenhaus, verbessert durch den Einsatz eines elektronischen Dokumenten- managements die Patientenbetreuung, indem Wartezeiten reduziert, die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht und arbeitsintensive Verfahren zur Einhaltung des Records-Managements verringert werden.

Vorteile


• Behandlung von mehr Patienten, ohne zusätzlichen Einsatz von Mitarbeitern oder Ressourcen

• Bessere Inanspruchnahme der begrenzten und teuren Krankenhausfläche; Nutzung der Aktenarchivierungsfläche für andere Zwecke bietet zusätzliche Räume für eine vertrauenswürdige Patientenbetreuung

• 64-mal schnellerer Abruf von Nachweisen für elektronische Patientenakten durch autorisiertes medizinisches Personal als in früheren manuellen Papierprozessen

• Zugriff auf Akten in Cosmic durch das Personal in nur sieben Sekunden verglichen mit über sieben Minuten vor der OnBase-Implementierung

• Beseitigung papierintensiver Aufgaben für die Aktensuche und -ablage, die Zeit und Kosten zu einer Patientenbehandlung hinzufügten; Sekretärinnen aus allen Abteilungen wechselten zu anderen wichtigen Bürostellen

• Sofortiger Zugriff auf Dokumente durch Mitarbeiter nach dem Scannen und Importieren ins OnBase-System; mithilfe eines sicheren Internetzuganges betrachten mehrere autorisierte Mitarbeiter gleichzeitig Dokumente an verschiedenen Orten und zu jeder Zeit, sogar in einem sterilen Umfeld

• Kostenreduzierung und Unterstützung von Umweltinitiativen durch Rückgang der Papierherstellung, des Druckens, der Archivierung und des Versands, die mit einem dokument-orientierten Papierprozess verbunden sind

• Einhaltung nationaler Vorschriften für die Aktenaufbewahrung, die Krankenhäuser zu einer Aktenaufbewahrung von 15 Jahren verpflichten

• Gute Positionierung zur Einhaltung der bevorstehenden nationalen Anforderungen an elektronische Patientenakten

Einsatzbereiche


• Krankenakten
• Personalabteilung

zus. Produktintegrationen


• OCR for AnyDoc™
• Cosmic
• Eastman Kodak® i640-Scanner