In Sekundenschnelle Rechnungen, Kaufbelege, Quittungen, Urlaubsfotos oder Briefe wiederfinden. Mit Hilfe von digitaler Archivierung können, wie bei Suchmaschinen im Internet, sämtliche Unterlagen per Knopfdruck abgespeichert und wiedergefunden werden.

Wir alle stehen im Alltag einer riesigen Papierflut gegenüber. Da sind z.B. die monatlichen Rechungen für den Telefondienstleister oder der Kaufbelege zum neuen Flachbildschirm. All diese Schreiben wollen kontrolliert, sortiert und sorgfältig aufbewahrt werden.

Platzfresser Aktenordner!

Nach herkömmlicher Art und Weise würden wir jetzt einen Locher nehmen, den entsprechenden Ordner raussuchen und nach der richtigen Stelle suchen, abheften und den Ordner wieder zurückstellen. Ohne Frage, diese Technik funktioniert. Aber es gibt auch Nachteile. Mit der Zeit fällt so ein umfangreicher Berg an Unterlagen an. Das bedeutet, nützlicher Platz muss dafür verwendet werden.

In digitalen Archiven können Sie bequem bis zu 200.000 Dokumente auf Ihrem Computer speichern, lagern und wieder ausdrucken. Und das ohne Qualitätsverlust.

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Freizeit wieder mal mit Suchen verbracht?

Das Wiederfinden von z.B. bestimmten Verträgen oder Kaufquittungen kann auch bei der besten Ordnung in Ihrem Ablagesystem zu längerem Suchen führen. Besonders dann, wenn das Datum nicht mehr genau bekannt ist oder vielleicht die genaue Stelle in den Ordnern gerade nicht einfallen will. Dann nämlich heißt es blättern und lesen, blättern und lesen.

In einem digitalen Archiv würden Sie jetzt einfach den Namen des Vertragspartners, die Art des Vertrages oder die Bezeichnung des Gerätes eintragen und um handumdrehen haben Sie eine kleine Auswahl, auf die die Suchbegriffe zutreffen. Natürlich können Sie auch Ihre Suche soweit verfeiern, dass nur ein einziges Dokument zur Auswahl steht.

Urlaubsbilder digital archivieren

Gewöhnlich hat man früher seine Urlaubsfotos entwickeln lassen, dann fein säuberlich in ein Album geklebt und beim nächsten Familienfest wurde es dann stolz in die Runde gereicht. Mit der Digitalkamera änderte sich die Aufbewahrung von Urlaubs- und Kinderfotos radikal. Zwar werden nach wie vor vereinzelt Bilder zum Entwickeln gegeben aber der größte Teil des Bildmaterials schlummert auf Festplatten. Und auch die Anzahl ist enorm gestiegen. Da zum Betrachten der Fotos keine Entwicklungskosten mehr anfallen, werden Fotos zu jedem Anlass und in großen Mengen geschossen.

Wer auch nach Jahren noch den Überblick über seine Bilder-Sammlung haben möchte, kommt um ein digitales Archiv nicht mehr drumrum. Bilder werden ohne Qualitätsverlust gespeichert und können somit später ohne Probleme ausgedruckt oder entwickelt werden.  Aber im Gegensatz zu einer gewöhnlichen Ordnerstruktur in Ihrem Betriebssystem können Sie Verzeichnisse und einzelne Bilder mit Schlagworten versehen und sie damit per Knopfdruck aufrufen. Suchen Sie dann z.B. nach den Bildern von der letzten Geburtstagsfeier, auf denen Opa Otto zu sehen ist, dann können Sie, wie bei einer Internet-Suchmaschine, die Suchbegriffe eingeben und erhalten alle gewünschten Bilder. 

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